Wat te doen met collega’s die afspraken negeren

Ik kreeg gisteren telefoon van een leider: “Eén van mijn medewerkers doet vierkant zijn goesting.”

In het team was afgesproken om een gemeenschappelijke agenda te gebruiken. Iedereen zou zijn afspraken en afwezigheden noteren, zodat het voor iedereen duidelijk is wie beschikbaar is. Transparant en handig.

De concrete situatie:

De leider had een dringende vraag voor zijn medewerker, maar die bleek onbereikbaar. De dag nadien zei de medewerker: “Ik was recup aan het nemen.”De leider: “Maar we hadden toch afgesproken dat we dat in de agenda zetten?”De medewerker: “Ok, ik zal er op letten.”

Een paar weken later hetzelfde verhaal. Deze keer was hij bij een leverancier. Wanneer de leider hem daarop aanspreekt, reageert de medewerker bits: “Ga je me nu controleren? Vertrouw je ons niet?”

Herkenbaar?

Wat speelt hier écht?

Dit gaat zelden over het agendapunt op zich. Er zit meer onder:

• Afspraken nakomen – zijn afspraken bindend of vrijblijvend?

• Verantwoordelijkheid nemen – begrijpt iedereen waarom transparantie belangrijk is?

• Vertrouwen vs. controle – hoe spreek je iemand aan zonder politieagent te worden?

En tegelijk is het goed om te begrijpen waarom sommige collega’s niet volledig transparant zijn:

• Ze ervaren de agenda als een vorm van controle.

• Ze vinden het “maar een detail” en beseffen de impact niet.

• Ze willen hun vrijheid behouden en zien afspraken als vrijblijvend.

• Ze hebben nooit écht gehoord van collega’s waarom het belangrijk is.

Pas als je die onderstroom begrijpt, kan je er op een constructieve manier mee aan de slag.

Drie adviezen voor leiders

1. Maak het waarom duidelijk

   De agenda is geen controletool, maar een hulpmiddel voor samenwerking. Als iemand zijn afspraken niet noteert, lopen collega’s vast.

   
   

   ➡️ Deel dit “waarom” ook met het ganse team, zodat iedereen begrijpt dat het niet om controle gaat maar om vlot samenwerken.

   
   

2. Bespreek het gedrag, niet de intentie

   Zeg: “Je hebt twee keer je afwezigheid niet genoteerd, dat maakte dat ik je niet kon bereiken.”

   
   

   Vermijd interpretaties als “je bent niet te vertrouwen”. Hou het bij feiten en gevolgen.

   
   

3. Herstel de afspraak in het team

   Breng het terug in het team: “Ik merk dat het lastig is als afspraken niet in de agenda staan. Hoe zorgen we samen dat dit beter loopt?”

   
   

   👉 Laat ook collega’s zelf verwoorden waarom het voor hen belangrijk is. Zo wordt duidelijk dat het niet enkel jouw punt is, maar een gedeelde nood. Op die manier maak je er een gezamenlijke verantwoordelijkheid van.

En wat als het blijft aanslepen?

Duidelijkheid betekent ook consequenties. Als een medewerker herhaaldelijk afspraken naast zich neerlegt, kan je niet doen alsof er niets gebeurt.

Dat hoeft niet meteen drastisch te zijn, maar het kan wel stap voor stap:

• Eerst een individueel gesprek: benoem concreet dat het gedrag blijft terugkomen ondanks eerdere afspraken.

  👉 En tegelijk: probeer je collega te begrijpen. Misschien is hij sterk gesteld op zijn vrijheid, of vindt hij dat bepaalde zaken onder zijn privacy vallen. Door te luisteren, ontdek je vaak wat er achter het gedrag zit.

• Dan een duidelijk signaal: maak helder dat het vertrouwen en de samenwerking onder druk komen te staan. Vraag ook hoe je collega daarin geholpen kan worden: “Wat heb jij nodig om dit wel vol te houden?” of “Is er iemand anders in het team die je daarbij kan ondersteunen?”

• Tenslotte een grens: geef aan wat er verandert als het gedrag niet bijgestuurd wordt (bv. minder autonomie, een formeel gesprek, of zelfs de vraag of de samenwerking nog past).

Het gaat niet om controleren, maar om het bewaken van het speelveld waarin iedereen kan samenwerken. Zonder consequenties zijn afspraken waardeloos.

De essentie

Cultuur maken is afspraken maken over hoe je wil samenwerken. Maar minstens even belangrijk: die afspraken ook opvolgen.Als je dat niet doet, zijn je afspraken waardeloos en wordt je cultuur een kaartenhuisje.

Leiderschap gaat niet over “sympathiek gevonden worden”, wel over betrouwbaarheid. Wees warm en respectvol, maar wees vooral duidelijk. Want een team rekent erop dat afspraken bewaakt worden.

👉 Herken je dit en merk je dat jouw team zelf worstelt om vooruit te komen? Dan kan een interventie helpen. Samen creëren we ruimte voor échte gesprekken en herstel. Meer info over interventies