Hoe ga je als leidinggevende om met ongewenst gedrag in je team?

Een medewerker die voortdurend te laat komt. Iemand die cynische opmerkingen maakt tijdens vergaderingen. Afspraken die steeds minder serieus worden genomen. Geroddel over collega's.

Als leidinggevende zie je het vaak wel gebeuren. Maar wanneer grijp je in? En moet je eigenlijk op elk ongewenst gedrag reageren?

Onze ervaring is dat kleine gedragingen die lange tijd zonder reactie blijven, langzaam onderdeel kunnen worden van de cultuur van een team.

Gedrag waar niet op gereageerd wordt, zet zich verder.

Niet omdat mensen slechte bedoelingen hebben. Wel omdat teams voortdurend van elkaar leren wat blijkbaar normaal, toegestaan of aanvaardbaar is.

Waarom is het belangrijk om ongewenst gedrag snel aan te spreken?

Ken je de broken windows theory?

Het beeld is eenvoudig: Als een kapot raam in het straatbeeld niet snel hersteld wordt, volgen er vaak meer.In teams zien we een gelijkaardig mechanisme.

Eén medewerker komt regelmatig te laat en niemand zegt er iets van. Een collega maakt een kleinerende opmerking en iedereen lacht wat ongemakkelijk. Een afspraak wordt niet nagekomen, maar we laten het voor deze ene keer passeren.

Eén incident hoeft geen probleem te zijn.

Maar wanneer hetzelfde gedrag regelmatig voorkomt en niemand reageert, ontstaat er iets anders.

Blijkbaar kan dit hier.

En precies daar begint gedrag cultuur te worden.

Waarom spreken leidinggevenden medewerkers niet aan?

De meeste leidinggevenden die niet reageren, doen dat niet omdat het hen niets kan schelen.

Ze hebben begrip voor de medewerker. Ze willen de goede sfeer bewaren. Ze hebben geen zin in een conflict. Ze twijfelen of het wel ernstig genoeg is. Of ze hopen dat het probleem vanzelf verdwijnt.

Dat is bijzonder menselijk. Maar niet reageren is óók een vorm van communiceren.

Wanneer je gedrag verschillende keren laat passeren, wordt het steeds moeilijker om er later nog op terug te komen.

"Waarom maak je daar nu plots een probleem van? Ik doe dit al maanden zo."

Daarom is vroeg reageren vaak gemakkelijker én menselijker dan wachten tot je echt geïrriteerd bent.

Welk gedrag moet je als leidinggevende aanspreken?

Je hoeft als leidinggevende natuurlijk niet op ieder detail te reageren.

Mensen verschillen van elkaar en een team heeft ruimte nodig. Niet elke irritatie hoeft een gesprek te worden.

Een eenvoudige vraag kan helpen:

Heeft dit gedrag een negatieve invloed op de samenwerking, de gemaakte afspraken of andere mensen in het team?

Denk bijvoorbeeld aan:

• herhaaldelijk te laat komen;

• afspraken niet nakomen;

• denigrerend praten tegen collega's;

• cynische opmerkingen tijdens vergaderingen;

• voortdurend klagen zonder verantwoordelijkheid te nemen;

• roddelen over collega's;

• informatie bewust niet delen;

• collega's uitsluiten;

• gedrag dat indruist tegen de waarden of afspraken van het team.

Wanneer gedrag de samenwerking aantast, verdient het aandacht.

Hoe spreek je ongewenst gedrag aan?

Daar maken leidinggevenden het soms moeilijker dan nodig.

Aanspreken hoeft geen zwaar functioneringsgesprek te zijn. Zeker wanneer je er vroeg bij bent.

Benoem wat je hebt waargenomen, leg uit waarom het belangrijk is en maak duidelijk welk gedrag je verwacht.

Bijvoorbeeld:

"Ik merk dat je de laatste weken een paar keer later bent aangekomen bij onze teamvergadering. We hebben afgesproken om samen om negen uur te beginnen. Ik vind het belangrijk dat we die afspraak allemaal respecteren. Kun je daar vanaf nu opnieuw op letten?"

Kort. Duidelijk. Respectvol.

Je hoeft iemand niet te veroordelen om gedrag te begrenzen.

Hard voor de principes, zacht voor de mensen

Dat is misschien wel de belangrijkste gedachte.

Duidelijk leiderschap betekent niet dat je hard moet worden.

Je kunt nieuwsgierig zijn naar waarom iemand bepaald gedrag stelt. Je kunt luisteren naar iemands verhaal. Je kunt begrip hebben voor een moeilijke situatie.

Begrip hebben voor iemand betekent alleen niet dat je elk gedrag hoeft te aanvaarden.

Goede leiders proberen daarom twee dingen tegelijk te doen: zacht blijven voor de mens en duidelijk zijn over de principes en afspraken die nodig zijn om goed samen te werken.

Wat als je ongewenst gedrag te lang hebt laten passeren?

Dan is het nog altijd niet te laat.

Maar wees er eerlijk over.

Je kunt zelfs zeggen:

"Ik merk dat ik dit te lang heb laten passeren. Daardoor heb ik misschien de indruk gegeven dat ik het oké vond. Dat was niet zo. Ik wil er daarom toch even met je over praten."

Dat vraagt leiderschap.

Niet doen alsof het verleden niet bestaat, maar verantwoordelijkheid nemen voor je eigen aandeel en vanaf vandaag opnieuw duidelijkheid creëren.

De cultuur van een team ontstaat in kleine momenten

Teamcultuur wordt niet alleen gevormd tijdens teambuildings of momenten waarop je samen waarden formuleert.

Cultuur ontstaat elke dag opnieuw.

In wat we waarderen.In wat we bespreekbaar maken.In wat we begrenzen.En ook in wat we laten passeren.

Daarom blijft deze eenvoudige gedachte voor ons zo belangrijk:

Gedrag waar niet op gereageerd wordt, zet zich verder.

Zie je iets gebeuren dat niet past bij hoe jullie willen samenwerken? Wacht dan niet tot het een groot probleem wordt.

Maak het klein door het snel bespreekbaar te maken.